Eingang erfassen
Notieren Sie bei Eingang mindestens Produktname, Stärke, Charge, Datum, Zustand der Verpackung und den vorgesehenen Lagerort. Fotografische Dokumentation kann die spätere Zuordnung unterstützen.
Eindeutige Kennzeichnung beibehalten
Interne Probenkennungen sollten auf das Originaletikett zurückführbar bleiben. Werden Teilmengen gebildet, benötigen auch diese eine eindeutige Kennung und eine dokumentierte Verbindung zur Ausgangscharge.
Änderungen protokollieren
Lagerortwechsel, Abweichungen und Bearbeitungsschritte gehören zeitnah in die Aufzeichnung. Gute Dokumentation bedeutet nicht viele Formulare, sondern eine lückenlose, verständliche Historie.
Checkliste für einen nachvollziehbaren Probeneingang
Vergeben Sie eine interne Kennung, bevor Unterlagen und Probe getrennt abgelegt werden. Ein Datensatz pro Eingang erleichtert es, mehrere Lieferungen desselben Produkts auseinanderzuhalten. Als praktische Vorlage können Sie folgende Felder verwenden:
- Interne Probenkennung und verantwortliche Person
- Produktbezeichnung, ausgewählte Variante und Menge laut Etikett
- Chargenkennung des Lieferanten und Eingangsdatum
- Verweis auf Lieferschein, Etikettfoto und vorhandenen Analysenbericht
- Lagerort sowie Verweis auf die zutreffenden Lagerbedingungen
- Abweichungen, Rückfragen und deren dokumentierte Klärung
Fehlende Angaben sollten als offen erkennbar bleiben. Tragen Sie beispielsweise „Charge noch zu klären“ ein, statt eine Nummer aus einem ähnlich aussehenden Dokument zu übernehmen. Prüfen Sie vorhandene Berichte in der COA-Übersicht und vergleichen Sie die Zuordnung anhand des Leitfadens zum Lesen von Analysenzertifikaten.
Beispiel: zwei Lieferungen getrennt erfassen
Treffen zwei Lieferungen desselben Produkts ein, können die internen Kennungen „Eingang-A“ und „Eingang-B“ die Datensätze unterscheiden. Beide verweisen jeweils auf ihre tatsächliche Lieferantencharge. Eine spätere Teilprobe erhält eine eigene Kennung mit Bezug zum richtigen Eingang. Diese beispielhaften Kennungen ersetzen keine Chargenangabe.
Bei einem Lagerortwechsel halten Sie alten und neuen Ort, Zeitpunkt und Bearbeiter fest. Wie Sie die zugehörigen Vorgaben zusammenstellen, erläutert der Beitrag Lagerbedingungen für Forschungsproben planen. Der hier vorgeschlagene Ablauf ist eine Organisationshilfe und keine Bestätigung einer GLP-konformen Arbeitsweise.