Das Dokument ist maßgeblich
Eine pauschale Temperaturangabe ist kein Ersatz für die chargen- und materialbezogene Dokumentation. Maßgeblich sind die freigegebenen Produkthinweise und der validierte Prozess des jeweiligen Labors.
Einflüsse kontrollieren
Licht, Feuchtigkeit, Zeit außerhalb des vorgesehenen Bereichs und wiederholte Zustandswechsel können die Probenintegrität beeinflussen. Verantwortlichkeiten und zulässige Zeitfenster sollten vor Studienbeginn festgelegt werden.
Abweichungen sichtbar machen
Wurde eine Probe anders gelagert als vorgesehen, gehört die Abweichung in die Dokumentation. Eine nachvollziehbare Entscheidung ist wissenschaftlich wertvoller als das nachträgliche Verschweigen eines Problems.
Vor der Einlagerung: Unterlagen zusammenführen
Legen Sie für die konkrete Probe fest, wo die zugehörige Lageranweisung auffindbar ist. Notieren Sie Dokumenttitel, Version oder Datum sowie den Bezug zur Produktvariante und Charge. So bleibt erkennbar, auf welcher Grundlage der Lagerort gewählt wurde. Ein Analysenbericht und eine Lageranweisung erfüllen unterschiedliche Aufgaben; prüfen Sie beide Unterlagen getrennt.
Die Übersicht der Chargenberichte hilft bei der Zuordnung vorhandener Analysen. Fehlen materialbezogene Lagerangaben oder widersprechen sich Dokumente, sollten diese Fragen vor der weiteren Verwendung fachlich geklärt werden. Leiten Sie keine allgemeine Lagerdauer aus einem Reinheitswert ab.
Welche Angaben gehören in den Lagerplan?
- Eindeutige Probenkennung und zugehörige Charge
- Vorgesehener Lagerort mit eindeutigem Fach oder Behälter
- Verweis auf die geltenden Produkthinweise und den Laborprozess
- Zuständige Person für Kontrolle und Rückfragen
- Vorgehen zur Erfassung von Ortswechseln und Abweichungen
Ein praktisches Schema für die Verbindung von Etikett, Eingang und Lagerort finden Sie unter Laborproben nachvollziehbar dokumentieren.
Unbekannte Bedingungen nicht nachträglich ergänzen
Ist ein Zeitraum nicht dokumentiert, kennzeichnen Sie ihn ausdrücklich als unbekannt. Halten Sie fest, wann die Lücke bemerkt wurde und wer die weitere Bewertung übernimmt. Der Lagerplan dient der Nachvollziehbarkeit; er ersetzt weder Stabilitätsdaten noch eine fachliche Freigabe der Probe.